월드 북스토리

팀장의 업무관리는 의사소통이다.

최근에 팀장의 업무에 관련해서 많은 생각을 하게 된다. 리더가 된다는 것, 조직의 업무관리를 보다 효율적으로 관리해야 되는 것, 한두 가지 관심을 가지고 논하기에는 너무 어려운 것이 현실이다. 최근에 조직이 무너지고 팀의 활력을 잃어가는 것이 의사소통에 있다는 것을 알게 되었다. 10년 직장생활을 하는 팀장의 위치라면 의사소통이 팀의 업무관리을 보다 효율적으로 움직일 수 있게 하는 윤활유라는 것을 알고 있다. 그러나 직접적으로 현장에서 중요성을 알고 실행을 한다는 것이 어렵다.

최근에 읽은 1등팀장의 업무기술 도서는 현재 걱정하고 있는 팀장으로서의 역할과 팀을 보다 효율적으로 이끌어 나갈 수 있는 중요한 요소들을 알려주고 있다. 1등 팀장, 탁월한 팀장이 된다는 것은 끊임없는 관심과 배려 그리고 관리자로서의 배움의 연속이 아닐까 생각해봅니다.

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이제까지의 방식은 잊어라

내로라하는 여러 글로벌 기업의 우수한 인재들과 일하면서 발견한 놀라운 사실이 있다. 우리가 실시한 원격가상 팀(remote and virtual team : 실제로 만나지 않고 첨단 통신 수단으로 의사소통하며 함께 일하는 팀 - 옮긴이) 교육에서 가장 중요한 부분이 바로 ‘팀을 구성하지 말아야 할’ 때를 결정하는 일이라는 사실이었다. 그리고 커뮤니케이션 교육에서는 사람들이 의사소통을 ‘덜’ 할 수 있도록 돕는 일이 가장 유익했다. 우리가 발견한 사실은 또 있다. 관리자들이 부하직원에 대한 통제를 ‘포기했을 때’ 오히려 더 성공적이라는 점, 때로는 잘못된 유형의 연대감이나 협력정신을 높이는 데 ‘지나치게 많은’ 투자를 한다는 점 등이었다.

물론 처음에는 이러한 사실들을 선뜻 받아들이기 어려웠다. 우리는 모두 P&G, 마르스(Mars), GE 같은 세계적인 기업에서 기술을 익혔으며, 지금까지 팀워크, 의사소통, 통제의 중요성을 익히 배워온 터였다. 우리는 모두 성공한 관리자들이었지만, 결국 대기업의 품을 떠나기로 했다. 그곳의 복잡성과 구속을 피하고 더 많은 유연성, 도전, 삶의 주도권을 거머쥐기 위해서였다.

우리가 깨달은 것은 이것이다. 우리가 비즈니스계에 발을 들인 초기에 성공을 이끌었던 전통적인 라인 관리(line management) 기술이, 이제는 오히려 우리를 지체시키는 요인이 된다는 것. 오늘날의 조직은 코끼리처럼 덩치가 불어나 엄청나게 복잡해졌기 때문이다. 그래서 우리는 스스로 새 기술을 익혔다. 그리고 수백 개의 실제 팀과 작업함으로써 코끼리 조직을 민첩하게 움직이는 다양한 업무방식을 개발해냈다.

1등 팀장은 4C에 집중한다

이 책은 업무지연, 비용, 불만족의 주요 근원인 네 개의 C, 즉 협력(Cooperation), 의사소통(Communication), 통제(Control), 연대감(Community)을 중심으로 짜여 있다. 우선 각각의 영역에서 전통적인 업무방식이 이제는 대처하기 너무 복잡해진 이유를 살핀다. 그리고 불필요한 비용을 치르지 않고 더 빠른 성과를 내면서 업무만족도 역시 높이는, 더욱 간단한 협력방법과 도구들을 제시할 것이다.

협력│뭉칠수록 분산되는 힘
조직이 성장하고 일이 더 복잡해지면서, 제대로 된 협력이 더욱 절실해지고 있다. 대기업 직원들은 다른 부서, 다른 지역, 다른 문화, 다른 시간대에서 생활하는 동료들과 협력해야 한다. 평생 얼굴구경 한 번 못할 수도 있는 다양한 계층의 사람들과 신뢰를 쌓고 원만한 업무관계를 형성해야 한다는 것이다.

이렇게 업무관계가 점점 복잡해지니, 혼란과 지체가 일어나는 것도 당연지사다. 복잡한 조직의 임원진은 업무시간의 절반 이상을 직접대면이나 첨단 통신수단을 통한 회의와 팀워크에 쏟아 붓는다. 그리고 그들은 이 시간의 절반이 낭비라고 생각한다. 포춘 500대 기업 중 상위 25개 기업의 평균 직원 수는 약 25만 명이고, 아마 이들 중 약 20퍼센트는 상당히 잦은 회의와 팀워크를 경험하고 있을 것이다. 따라서 그 시간의 절반이 낭비된다면, 매일 이들 각각의 기업들은 약 2만 5천 명의 임직원들에게 불필요한 회의나 팀 프로젝트에 참여하여 멍하니 시간만 때우는 대가로 돈을 주는 셈이다.

○ 팀워크는 진행이 더디고 낭비가 많은 협력방식이 되었다. 운영비는 적게 들고 관련자들의 만족도는 높여주는 더 간단하고 빠른 방법이 있다. 이 책은 어떤 형태의 협력방식이 적합한지를 진단할 수 있게 하는 장치들을 제공한다.

○ 회의는 엄청난 낭비와 실망의 근원이 되고 있다. 이 책이 제시하는 대부분의 내용과 교육은 전통적인 회의과정을 더 효율적으로 만드는 방법에 초점을 맞춘다. 우선 회의를 열지 않는 방법에 집중하고, 정 해야 한다면 어떻게 해야 ‘실속 없는 파워포인트 발표에 맥없이 끌려 다니는 따분한 시간’을 더 흡인력 있고 속도감 있고 참여적인 방법으로 대체할 수 있을지에 역점을 둔다.

의사소통│너무 많아서 탈이다
최근 기업에서 발생하는 의사소통의 규모는 급속히 늘어났지만, 대체로 그 질은 뚝 떨어졌다. 통합조정의 필요성과 통신기술의 발전 덕택에 복잡한 기업의 임원들은 현재 매일 130건 이상의 메시지를 받는다. 신기술 이용이 보편화되면서 이 수치는 빠른 속도로 증가하고 있다. 지금 의사소통의 문제를 적절히 관리하지 못하면 향후 4년 안에 당신의 수신 메시지 수는 두 배로 불어날 판이다.

예를 하나 들어보자. 이메일은 정말 대단한 도구다. 그러나 임원들 얘기를 들어보면 이메일의 상당 부분은 완전히 ‘쓰레기’라고 한다. 수신된 이메일의 25퍼센트는 읽어보지도 않고 지워버린다는 것이다. 이는 포춘 500대 기업 중 상위 25개 기업 각각이 매년 2억 5천만 건의 무의미한 이메일을 쓰고 보내고 저장하고 삭제하는 일에 돈을 보태주고 있다는 것을 의미한다. 한 주요 기술회사는 전체 직원이 업무시간의 20퍼센트를 이메일 처리에 소비하는 것으로 추산했다. 그 이메일 중 25퍼센트가 무의미하다면, 이는 곧 직원 1,600명이 불필요한 이메일에 끊임없이 시간과 에너지를 탕진하고 있다는 것을 뜻한다.

불필요한 의사소통의 홍수를 줄이고 남아 있는 것의 질을 개선할 수 있는 방법이 세 가지 있다.

○ 관여할 필요가 없는 의사소통을 끊어버린다.
○ 특정 메시지를 받는 사람이 실제로 알아야 하는 내용에 집중한다. 과거 훌륭한 의사소통의 원칙으로 여겨지던 것들도 지금과 같은 ‘전체회신’의 시대에는 명분을 잃은 것 같다.
○ 통신기술을 더 효율적으로 선택하고 사용하는 법, 그들의 장점을 활용하고 단점을 피하기 위해 적절한 기술을 뽑아내거나 결합하는 법을 배운다.

통제│잘못하면 힘만 뺏긴다
조직이 성장하면 단속이나 통제도 증가하는 경향이 있다. 그들은 제반 활동을 조정하기 위해 강력한 중앙집중적 기능을 만들어낸다. 그리고 더 단순했던 시절에 흔히 자행되던 통제경영방식을 유지하기 위해 여러 규칙과 제도를 시행한다.

정보기술과 통신기술의 발달로 우리는 아주 멀리 떨어진 곳까지 상당히 정밀하고 과거보다 훨씬 신속하게 통제의 손길을 미칠 수 있게 되었다. 그렇다고 꼭 그렇게 해야 한다는 뜻은 아니다. 지나친 통제는 세세한 사항까지 시시콜콜 간섭하는 미시관리(micromanagement)의 악습을 초래하고, 권한이양과 지역의 호응마저 잃어버리는 결과를 부른다. 본사가 다른 나라나 다른 시간대에 있을 경우에는 현지의 우선순위나 그곳의 현실과 동떨어진 의사결정을 내리기 십상이다. 기업의 통제 때문에 융통성, 속도, 호응적 태도가 희생되고 있는 현실을 지적하는 현지 관리자들이 적지 않다.

통제의 선을 명확히 긋고 줄이는 방법에 관한 중요한 교훈 세 가지가 있다.

○ 중앙에서 통제하려면 중앙에서 제반 업무를 파악하고 있어야 한다. 복잡한 조직, 특히 글로벌 기업에서는 대개 지역 차원의 운영 이해능력이 더 높다. 이에, 우리는 가장 빠르고 효율적인 성과를 낼 수 있는 곳에 통제의 힘을 집중하도록 하는 수단을 마련했다.

○ 의사결정을 중앙으로 미루는 관행 때문에 항상 일이 느려지고 추가비용이 생겨난다. 또한 중앙집중적 통제는 흔히 현지의 역량을 충분히 신뢰하지 못한다는 표시가 된다.

○ 사람들은 통제 받기를 싫어하며 자주 그것에 저항한다. 그들은 자율을 기대하고 선호한다.

연대감│불필요한 출장비의 온상
공동체의식, 신뢰감, 협동정신 등은 물론 중요하다. 과거에는 동료들이 보통 같은 공간에 뭉쳐 있었던 덕에 이러한 연대감도 저절로 생겨났다. 그러나 여러 지역으로 분산된 조직, 특히 글로벌 기업에서 연대감을 배양하는 데는 돈과 시간이 많이 들어간다. 연대감이란 서로 얼굴을 마주 대할 때 가장 잘 형성되기 마련이지만, 그 때문에 출장여행이 주요 지출항목으로 부상하게 되었다. 2004년에 컨설팅 기업인 액센추어(Accenture)가 아메리칸 익스프레스의 의뢰로 여러 기업의 출장/여행 담당부서장 89명을 상대로 실시한 조사에 따르면, 평균 항공여행비용이 각각 3천만 달러를 약간 밑도는 수준이었다. 이들 각각의 회사가 1년 평균 6만 5천 번의 출장여행을 한다는 말이 된다. 그나마 택시, 호텔, 시간, 기타 여행비용은 계산에 넣지도 않은 것이다.

조직의 연대감을 관리하는 데 고려해야 할 네 가지 중요한 측면이 있다.

○ 협력에는 신뢰가 필수적이다. 그러나 복잡한 조직구조는 종종 긴장을 조성하고 충성심을 흩뜨린다.
○ 연대감은 더 이상 특정 공간에서 생겨나는 자연스런 부산물이 아니다. 이제는 의식적인 노력이 필요하다.
○ 연대감이 다 가치 있는 것은 아니다. 연대감 구축에는 시간과 돈이 많이 들기 때문에, 투자를 집중할 필요가 있다.
○ 속도와 협력을 증진하는 기업문화를 설계하고 싶은가? 물론 올바른 해답은 있다.

조직 내부세계의 속도는 늘어지는데 외부세계는 전보다 더욱 빠른 속도로 질주한다. 더 낮은 비용으로, 더 신속하게, 더 뛰어난 실적을 쌓지 못하는 기업은 살아남을 수 없다. 이 책은 복잡한 기업의 업무방식을 단순화하여 속도를 높이는 방법, 더 손쉽게 운영하면서 더 적은 비용으로 더 많은 성과를 거둘 수 있는 업무 혁신 전략을 제안한다. 즉, 어떻게 하면 조직이 더 빠르고, 더 간편하고, 더 만족스러운 곳이 될 수 있는지를 논하고 있는 것이다.

복잡한 조직에서 사람과 프로젝트와 팀을 한결 더 간편하게 관리하는 방법을 찾아야 한다. 이 책은 그에 대한 구체적인 해답으로서, 자신의 능력을 업그레이드시키고 싶은 리더들에게 탁월한 선택이 될 것이다. 



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